Planifier une réunion à l’aide du Design Thinking

novembre 15, 2018 Celia Del Rey

Planifier une réunion à l’aide du Design Thinking

Les Français adorent reprendre les expressions de nos confrères Américains et Anglais, les utiliser à profusion et puis… Ne pas toujours savoir les expliquer. Pourtant, ces méthodes sont souvent très appréciées et efficaces. Et le Design Thinking en fait partie.

N’ayant pas la même signification en Anglais et en Français, ce n’est non pas le design lié aux notions de l’esthétique et de style, mais bien à la résolution de problèmes concrets. De nos jours, le Design Thinking est une méthodologie qui s’étend à toutes les sphères professionnelles et qui consiste à utiliser des méthodes et outils utilisés par les designers afin de résoudre un problème.

En d’autre mots, le but est de conclure un problème grâce à des solutions innovantes.

Le Design Thinking se divise en plusieurs étapes, et sera le fil conducteur pour la préparation et le déroulement de votre réunion. A vos stylos !

L’empathie:

La première étape est de développer votre empathie envers ceux qui seront présents à votre réunion. La meilleure façon de le faire est de vous poser certaines questions.

  • Qui sera dans la salle, et quels seront leurs besoins?
  • Qui ne sera pas dans la salle, mais qui sera quand même affecté par cette réunion et quels sont leurs besoins?
  • Quel est l’environnement dans lequel vous allez présenter votre réunion, la culture, les challenges et les opportunités ?

Allez à leur rencontre. Cela favorisera la confiance, l’investissement et l’écoute. Même si ces personnes seront les mêmes tout au long de l’année (si vous êtes manager, par exemple), ne les négligez pas!

Définir le cadre:

Après avoir écouté et observé, c’est l’heure d’établir une ligne de mir. Quel est votre but primordial pour la réunion, et quels sont les résultats que vous attendez ? Comment sera-t-il possible de les réaliser ? Pour ça, vous devez vous poser encore une fois les bonnes questions.

Si cette réunion est une réussite, qu’est ce que les collaborateurs vont ressentir, apprendre et faire à la suite de celle-ci? L’exprimer clairement peut aider à leur donner à eux aussi un fil conducteur.

Idéer:

Vous avez votre but, vous connaissez votre question principale, et quels seront les résultats si cette réunion est réussie, maintenant, il est temps de créer votre agenda pour guider vos collaborateurs et vous même. 

Quelle est la route la plus rapide, sécurisée, et efficace pour arriver à votre destination ? Quelles sont celles que vous ne voulez pas emprunter, les détours qui vous feront gagner du temps, et quels seront les obstacles en vue? C’est l’étape où tout est permis (enfin presque). La créativité en réunion est la bienvenue  alors éclatez vous ! 

Prototyper et tester:

De la même manière qu’un architecte ou designer rendrait une maquette ou un prototype, envoyez votre agenda à vos collaborateurs et attendez leur retour. Peut être que de nouvelles questions surgiront, et peut être que d’autres ne seront pas soulevées. L’idée est de tester votre plan d’attaque, pour être sur que vous adoptez la bonne stratégie.

 

Pour conclure, selon une étude menée par Harvard, des centaines de messages positifs ont été réceptionnés concernant l’utilisation de la méthode de Design Thinking pour planifier une réunion. Chaque étape possède des bénéfices. L’immersion de la phase 1 aide les collaborateurs à se sentir entendus et assure que l’intervenant est connecté aux participants. Définir un cadre permet d’assurer le bon déroulement de la réunion et d’atteindre le but le plus important. Idéer et faire confiance à son imagination permet de se démarquer et de retenir l’attention des participants et enfin, grace aux tests que vous allez mener, vous allez naturellement recevoir plus d’information sur la qualité de votre plan et comment l’améliorer. Le Design Thinking est LA méthode pour planifier vos réunions.

N’attendez plus !

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