Vous êtes en train de planifier votre réunion et vous cherchez ces expressions qui vous aideront à passer d’un sujet à l’autre, à vous présenter, à souligner des points importants, mais vous séchez complètement ?

Pas de problèmes ! Voici comment diriger en toute fluidité un événement:

• Comment démarrer une réunion ?

Ce moment anodin pour vos collaborateurs est toute fois crucial pour vous. Ce sera la première impression qu’ils auront de vous si ils ne vous connaissent pas, et c’est à vous d’imposer le ton et la cadence de cette réunion. Commencez par dire Bonjour, puis par les remercier de leur présence. Si les visages ne sont pas familiers, il serait bénéfique de commencer par vous présenter en énonçant votre prénom, votre profession, et pourquoi pas quelques passions, puis comme briser la glace n’est jamais facile, pensez à quelques activités pour que vos collaborateurs apprennent à se connaître et se présente à leur tour.

• Organisation:

Une fois les présentations terminées, il est temps de présenter l’agenda de la réunion. Indiquez clairement les objectifs du jour (« Nos objectifs aujourd’hui sont… /À la fin de cette réunion, une décision aura été prise sur… »), quels seront les points clés et sujets abordés ce jour (« Premièrement, nous discuterons de… Puis dans un second temps… »), comment la réunion se déroulera, et enfin, énoncez quelques directions comme: N’attendez pas la fin pour poser vos questions, les interventions sont les bienvenues, etc.

• Clarifier:

Notre vision du monde, notre culture et notre éducation font que nous n’avons pas les mêmes avis et la même façon de penser. Ce qui est peut être facile à comprendre pour certain, peut être un vrai challenge pour d’autre. Quelles expressions seraient alors adapté à la situation ? En voici quelques-unes: « En d’autres mots, cela veut dire que… », « N’hésitez pas à m’arrêter si vous ne comprenez pas », « Sommes nous tous d’accord ? »

• Pour résumer:

La réunion touche à sa fin, et vous voulez être sur que vos collaborateurs aient retenus l’essentiel, une trace écrite peut aider. Écrivez sur un tableau les mots clés principaux du sujet abordés dans l’ordre, avec quelques phrases pour résumer ce qu’il s’est dit. Demandez si personne n’a de questions, exprimez d’une façon claire la décision qui a été prise, et faites savoir que tous les points ont été vus.

• Remercier:

La réunion ne s’arrête pas lorsque vos collaborateurs passent le pas de la porte, intervenez avec eux « Je vous remercie d’avoir été présents aujourd’hui », « Merci pour votre collaboration ce jour », « Je suis disponible pour échanger avec vous et vous remercie de votre temps ». Ces expressions feront toute la différence.

Vous voilà maître d’une réunion dirigé en toute fluidité, sans accroches ni perte de temps. Rappelez vous d’aller à l’essentiel avec des phrases simples, compréhensibles, et de vous arrêter pour clarifier si cela est nécéssaire.